Pracovník zodpovídající za agendu spojenou s projekty FRVŠ na děkanátu či rektorátu VŠ má náročnou a zodpovědnou práci, ovlivňující podání přihlášek projektů za své pracoviště o značném finančním objemu. Tento pracovník zpracovává podklady pro děkana/rektora tak, aby zabezpečil formální úplnost a správnost předávaných přihlášek projektů v souladu s aktuálním vyhlášeným výběrovým řízením.
Případně zodpovídá za agendu spojenou s obhajobou výsledků projektů řešených na jeho pracovišti. Takové projekty může i archivovat pro potřeby svého pracoviště.
Poskytuje přístupové informace pracovníkům a studentům na svém pracovišti a pomáhá jim řešit bezprostřední problémy. Tím je myšlena neveřejná distribuce hesla pracoviště pro zaregistrování uživatele IS ve vztahu k pracovišti.
Neveřejná distribuce hesla: doporučen je osobní (neelektronický) hierarchický postup typu: děkan/zodpovědný pracovník za FRVŠ -> porada vedoucích kateder -> řešitelé na katedrách/doktorandi.
Podání projektů za fakultu/rektorátní útvary: zodpovědný pracovník si zobrazí seznam všech projektů pro aktuální výběrové řízení. Odpovídající seznam obsahuje požadované sumární údaje za pracoviště. Stačí jej vytisknout a dát děkanovi/rektorovi k podpisu a orazítkování.
Typická činnost pracovníka fakulty je spojena s kontrolou, vyjadřováním se k přihláškám projektů a s jejich podáváním na školu. Činnost jde stručně popsat tímto cyklem:
Zobrazení seznamu projektů na fakultě (možnost filtrace - nezpracované, - potvrzené, - vyřazené, - všechny). Jakmile jsou všechny projekty potvrzené, je možno je podat.
Vybraný projekt si může pracovník detailně prohlédnout, nejčastěji zřejmě zkontroluje:
řešitele a spoluřešitele, anotaci, výstupy a přínos, které uvidí přímo po výběru přihlášky projektu;
rozpočet projektu po volbě rozpočet;
položky 1 a 2 získá pracovník i volbou tisk, která umožní tisk i uložení listů A, B a C přihlášky projektu ve formátu PDF;
přílohy projektu, tj. vlastní text rozvojového programu a případné další přílohy, obsahující například cenovou nabídku (je-li v daném tematickém okruhu požadována).
Projekt, který má být vrácen k přepracování či vyřazen, si pracovník zřejmě poznamená (označí na kontrolním výtisku seznamu nezpracovaných projektů) spolu s případným zdůvodněním.
Vyjádření k projektům podaným na fakultě (stejná filtrace jako u seznamu projektů). Postupně procházet projekty v seznamu a každý projekt jednotlivě - potvrdit jej k podání za fakultu, vyřadit (zejména z etických důvodů -- zdůvodnit) či vrátit řešiteli k přepracování (zdůvodnit).
Po úspěšné kontrole projektů za fakultu podat projekty na školu.
Vytisknout seznam projektů za fakultu a dát jej k podpisu děkanovi. Podepsaný seznam předat pracovníkovi zodpovědnému za FRVŠ na úrovni rektorátu.