Pro podávání a správu přihlášek projektů pro výběrové řízení FRVŠ postačuje uživateli IS:
běžný osobní počítač s grafickým uživatelským rozhraním,
připojením k Internetu,
nainstalovaným WWW prohlížečem,
volně šiřitelným programem Adobe Acrobat Reader verze 5.0 a vyšší,
a připojenou tiskárnou.
V případě podávání přihlášky projektu do tematického okruhu, vyžadujícího například aktuální cenové nabídky, je pro jejich další šíření a uchování nutné jejich elektronické zpracování do formátu PDF (Portable Document Format). Je tak možno učinit například s pomocí
skeneru
a programu Adobe Acrobat (nepřesně tzv. Distiler, "plná verze", nutno zakoupit).
Řada skenerů umožňuje skenovat přímo do PDF formátu bez nutnosti instalovat plnou verzi Adobe Acrobat.
Případně je pro tvorbu .PDF dokumentu možno použít kancelářský balík OpenOffice 1.1.0cz stáhnutelný z adresy ftp://ftp.linux.cz/pub/localization/OpenOffice.org/1.1.0. Balík lze získat a následně používat následovně:
stáhnout pro požadovaný operační systém,
nainstalovat,
načíst (otevřít) požadovaný dokument (.DOC, .RTF či .XLS),
uložit do formátu .PDF.
Pro přímou tvorbu .PDF dokumentu je dále možno použít volně šiřitelný sázecí systém LaTeX, viz např. www.cstug.cz. Distribuce LaTeXu jsou dostupné pro Linux, MS Windows, MacOS a mnoho dalších.
Poznamenejme, že se jako účelné jeví vybavit jedno fakultní/rektorátní pracoviště skenerem a v případě nemožnosti vytvářet dodaným SW i PDF verze skenovaných dokumentů zakoupit i licenci programu Adobe Acrobat.
Elektronické zpracování potřebných příloh projektu pak může být provedeno s minimálními náklady (jedno pracoviště na fakultě) a případně i rychleji -- stálý uživatel takovou opakovanou činnost jistě zvládne rychleji, než jednotlivý řešitel třebas poprvé v životě. Zdůrazněme, že takové přílohy jsou vyžadovány jen v některých tematických okruzích a to navíc s omezený počet přihlášek projektů. Fakultu či rektorátní pracoviště taková činnost v omezeném počtu zřejmě výrazně nezatíží. Naopak poskytovaná dotace přijatých projektů z takových tematických okruhů bývá i pro fakultu/rektorát významná.